Mit omniVia können Poststücke in elektronische Dokumente umgewandelt und diese Schriftstücke je nach Konfiguration in DMS-Ordner, Eingangsstellen, bestehende Geschäftsfälle oder von omniVia neu angelegte Geschäftsfälle verschoben werden. Dabei können vom Benutzer – vom Administrator vorgegebene – Metadatenfelder eingegeben werden, die direkt im Zielsystem gespeichert werden. Die Verarbeitung der gescannten Dokumente erfolgt ohne weitere Verzögerung, d.h. sofort nach dem Versenden stehen die Dokumente den Benutzern im Zielsystem zur Verfügung.
Die Definition der Eingabemasken erfolgt über einen graphischen Editor, die Konfigurationsdateien werden am Zielserver gespeichert. Dazu werden bei DOMEA/DOXIS systemeigene Funktionen verwendet, bei allen anderen Systemen steht ein mitgeliefertes JAVA-Service zur Verfügung.
Über Scripting kann die Funktionalität von omniVia erweitert werden, auf diese Art und Weise sind Gültigkeitsprüfungen, Sicherheitschecks, Feldvalidierungen etc. möglich.
Datenfelder können entweder durch systemeigene Funktionen (z.B. Adressdatenbank, Prozessliste, Prozessklassenliste, …), durch vordefinierte Wertelisten oder per SQL-Abfragen gefüllt werden, wobei keine Installation eines SQL-Clients notwendig ist.
Stapeldokumente können entweder manuell oder automatisch durch Trennseiten in Einzeldokumente zerlegt werden, diese Trennseiten können zur Steuerung der weiteren Verarbeitung einen Barcode enthalten, die folgenden Barcode-Typen werden unterstützt:
1D: 2 of 5 (Industrial, Inverted, Interleaved, Iata, Matrix, DataLogic), Code 39, Codeabar, Bcd Matrix,Code 128, Code 93, EAN 8,EAN 13, EAN 128, UPC (Version A & E), ADD 2, ADD 5.
2D: PDF417, QR-Code, DataMatrix
Dem Benutzer steht Zonen-OCR zur Verfügung, beim Dokument kann aber auch automatisch ein Volltextextrakt gezogen und im Zielsystem gespeichert werden, es besteht keine Einschränkung hinsichtlich der Anzahl verarbeiteten Seiten. Beim Speichern im PDF-Format kann der erkannte Text ins Dokument eingebettet werden (Image-over-Text)
Die Dokumente werden – je nach Konfiguration durch den Administrator – im TIF- oder PDF/A-Format gespeichert. Funktionen zur Image-Bereinigung und zur Unterdrückung von Leerseiten stehen ebenso zur Verfügung, wie die Möglichkeit auf die Dokumente Annotationen aufzubringen (nur bei TIF).
Dokumente können vor dem Speichern digital signiert werden, dazu stehen vier Signaturvarianten zur Verfügung (XiTrust Qualified, Xitrust Advanced, Xitrust Amtssignatur und PdfAS-WS), die Einbindung anderer Signatur-Systeme ist aber auf Anfrage ebenfalls möglich.
Derzeit gibt es Schnittstellen zu den folgenden Backend-Systemen:
- Alfresco
- bonnea
- ContentServer
- DOXiS 3.x/5.x
- DOMEA 3.x/4.x
- DOXiS4
- evITA
- GPLA
- KLEX
- openKM
- Standalone
- TQDDA
- jurXPERT
- Hardware/Software-Anforderungen:
| Betriebssystem* | Windows 7/8/10 |
| Hardware | Mindestens Core I5, ab 2 GHz, 3GB# RAM, 1GB+ freier Plattenplatz, 21″ Bildschirm (Auflösung 1920 x 1080) |
| Unterstützte Scanner | Alle Scanner, bei denen ein 32Bit Twain-Treiber für das verwendete Betriebssystem verfügbar ist. |
* Installation unter 64bit wird unterstützt, omniVia ist aber ein 32 Bit-Programm
# Mehr als 3.5 GB können unter 32Bit Betriebssystemen nicht angesprochen werden.
+ Je nachdem wie viel Dokumente am Scan-Arbeitsplatz gespeichert werden, bis eine Archivierung durchgeführt wird, ist eine entsprechen größere Festplatte vorzusehen. Außerdem sollte das Dateisystem NTFS sein, da FAT auf Grund seiner Größenbeschränkung von 2GB pro Datei beim Scannen von großen Dokumenten Probleme bereiten kann.